浅析高校后勤推行人力资源管理信息化

    高校后勤系统职工人数多、来源渠道广、多种编制并存、人员流动性强,传统的人事管理方式已无法满足后勤事业发展需求。人力资源管理信息化将成为实现精细化管理的重载体,提升人力资源管理水平。推行人力资源管理信息化需协调各部门共同合作、构建成熟的人力资源管理体系、建立专业的项目团队、选择合适的供应商等前提条件,通过建立人力资源工作平台、协同自助平台、数据分析平台等,提高工作效率,规范工作流程,为高校后勤事业发展提供战略决策支持。 
关键词 高校后勤;人力资源管理;信息化 
doi 10 . 3969 / j . issn . 1673 – 0194 . 2014 . 03. 022 
中图分类号 F272.92;TP315 文献标识码 A 文章编号 1673 – 0194(2014)03- 0046- 03 
高校管理水平的提升和高等教育事业的发展,求高校后勤工作必须全面提升内部管理能力。由于高校后勤系统存在职工人数多、来源渠道广、多种编制并存、人员流动性强等问题,传统的人事管理方式已无法满足后勤事业发展需求,必须更新管理理念、改变管理模式。在人力资源管理越来越精细化的今天,人力资源管理信息系统将成为高校后勤实现精细化管理的重载体,提升人力资源管理水平,为高校后勤事业发展提供战略决策支持。 
1 人力资源管理信息化的意义与重性 
高校后勤的人力资源管理仅靠传统人事管理方式,会出现人力资源管理人员花费大量的时间和精力在繁琐的日常行政事务中、工作流程不规范、工作效率偏低等问题。推行人力资源管理信息化将会提高人力资源的工作效率,促进管理体系的形成,为领导决策提供更多的支持。 
1.1 提高工作效率 
人力资源管理日常工作事务需占用人力资源管理人员大量的工作时间,如员工数据信息收集基本依靠手工整理,每月休假考勤、工资计算与处理工作量大。这些工作完全依赖手工完成,容易出错,缺乏有效的共享途径,在相关部门之间信息交换不便,从而造成数据重复录入,不仅工作效率低,还会影响数据的一致性。人力资源管理信息化会大大提升人力资源管理工作效率,使管理人员从繁杂的事务性工作中解脱出来。 
1.2 提升管理水平 
当前,部分高校后勤缺乏统一的、与后勤事业发展战略和目标相匹配的人力资源管理体系,缺少相关的管理人才和理论指导。一些后勤部门将大部分精力仍放在传统的人事管理体制上,强调一个“管”字,注重约束与控制,不重视人力资源本身的开发和增值,难以调动员工的积极性、主动性和创造性。同时,人力资源管理工作的整体推进能力较差,始终未能形成一个整体,或是缺少某个环节,或是各个环节单独运行,从而形成为招聘而招聘、为培训而培训、为考核而考核的被动局面。人力资源管理信息化的实施和应用将会大大提升高校后勤系统人力资源管理与开发水平。 
1.3 提供决策支持 
高校后勤部门缺少可以帮助其建立人力资源数据分析体系和决策支持体系的信息化技术。由于过去管理工作的信息化程度不高、管理人员信息管理意识差以及人力资源管理人员素质不高,很多有利于决策的历史数据没有很好地保存或者是部分地保存于纸张等传统存储介质上。由于数据信息没有经过规范和整理,难以统计和加以利用,不能提供及时准确的数据支持,给领导的科学决策造成了困难。人力资源管理信息化的实现将会在数据统计和分析方面为管理者更好地提供决策依据。 
2 人力资源管理信息化的前提条件 
在高校后勤人力资源管理中推行信息化,需具备一定的人力资源管理环境和条件,做好充分准备,明确信息化定位,做好相关部门的协调工作,其中包括协调各部门共同合作、构建成熟的人力资源管理体系、建立专业的项目小组、选择合适的供应商等。 
2.1 协调各部门共同合作 
人力资源管理信息化是一个跨部门的工程,不仅涉及人力资源部门、IT部门,而且涉及所有业务部门和全体员工。作为一个跨部门的项目,目标的设定、工作任务的安排和人员的协调等都需后勤主领导直接参与。人力资源管理信息化不仅仅是减轻工作人员负担提高工作效率,更是运用系统先进的管理理念来提高人力资源的管理水平,适应高校后勤的发展战略需,后勤领导做出科学的决策就必须对系统有较为深刻的认识和理解,所以领导的支持与重视、各部门的合作与协调直接影响人力资源管理信息化的实施进度与最终效果。 
2.2 构建成熟的人力资源管理体系 
成熟完善的人力资源管理体系是推行人力资源管理信息化的必条件,不完善的人力资源管理体系会阻碍了信息化的实施。很多企业都希望通过上一套管理系统来改变管理现状,提高管理水平,事实上,管理是信息化的基础,任何信息化比较成功的企业都有合适的管理模式。当然成熟的人力资源管理体系非一朝一夕建立形成,需高校后勤部门长时间的管理实践和经验积累,选择合适的时机推行人力资源管理信息化。 
2.3 建立专业的项目团队 
项目团队中应包含人力资源业务骨干和IT专业技术人员,保障人力资源信息化的实现。建议项目小组的最高领导人由主管人力资源的最高领导担任,能够及时与后勤管理层进行沟通。在推行人力资源管理信息化项目之前,需做好充分的调研和准备工作,有意识地招收计算机专业或有工科背景的毕业生到人力资源岗位工作,让这些有专业技术背景的人员在实际工作中迅速学习人力资源管理知识,积累经验,在真正实施人力资源管理信息化时发挥决定性作用。项目团队的首任务是制订实施计划以及任务的分工分解。 
2.4 选择合适的供应商 
根据高校后勤的需求与系统实施目标,分别从系统功能、方案可行性、供应商实力、服务水平及产品价格等方面选择合适的供应商。此外还考虑到软件的适应能力,管理思想一致,与高校现有的软件接口能够对接,兼容性好,既满足现在的需也能满足未来功能拓展的需。在可能的情况下,做好软件选型测试工作。  除此之外还考虑到费用预算问题,包括软件费用、实施费用、后期维护费以及相应的运行环境建设费等。 
3 人力资源管理信息化的功能与作用 
人力资源管理信息系统蕴含了先进的人力资源管理理念和成熟的管理技术,有规范化的管理流程、及时准确的数据处理、可定制的业务功能模块,对于改善高校后勤人力资源管理状况,保障高校后勤对专业技术人才和优秀经营管理人才的需求,保持和提高核心竞争力,实现可持续发展具有重意义。 
3.1 建立人力资源工作平台 
建立人力资源工作平台,实现高校后勤人力资源管理的自动化、精确化,减少重复性劳动,提高工作效率。人力资源工作平台可以实现员工人事信息管理、考勤休假管理、薪酬福利发放等功能,将人力资源管理人员从繁重、机械的日常事务工作中解脱出来,减少人为干预因素,降低参与者的基础工作量,同时对日常人力资源管理中的大量信息进行存储,提升工作效率,使他们有更多的时间从事具有更高附加值的工作。规范人力资源相关业务流程,如招聘流程、绩效管理流程、员工培训与发展流程、离职流程等,优化整合从人员聘用到员工离职一系列工作模块,使业务流程自动化运行,人力资源信息流动更加顺畅,实现人力资源管理工作的规范化、科学化、自动化。 
3.2 建立协同自助平台 
建立协同自助平台,为高校后勤员工、干部、领导提供全方位自助服务,人力资源管理流程化。人力资源管理信息系统提供全员自助服务,为应用层、管理层、决策层提供一个在线交流平台,在降低高校后勤运营成本的同时,加强三层之间的交流和沟通,使信息反馈更加及时,高校后勤运作得到有效组织和管理。员工可以查询其相关的人事信息、每月薪酬福利,也可以通过系统进行请假、加班申请。如果员工的个人信息发生了变化,其可以通过信息技术平台去更新自己的信息,经过一定的审批流程即可生效。同样,对于培训、假期申请、报销等日常的行政事务也可以做类似的处理。不仅减轻了人力资源管理人员数据采集、确认和更新的工作量,也较好地保证了数据的质量和数据更新的速度。干部可以进行下辖职工信息、工资福利、休假情况查询,请假、加班等流程审批;领导决策层可根据需求进行二维统计,及时获取职工各类信息,进行工作流程审批等,使人力资源的信息传递畅通有效,实现人力资源管理工作的系统化、规范化。 
3.3 建立数据分析平台 
建立人力资源库,成为有效的数据分析平台,提供完整准确的数据统计,为后勤领导战略管理提供决策支持。人力资源管理信息系统内实现人事工作流转,可以将各种信息数据集中起来进行分析,并可按照求形成各式图表、多条件二维报表统计分析等,数据获取及导入导出方便,提高了工作效率和数据准确性。借助决策支持系统可以提高高校后勤发现和解决问题的能力,缩短决策时间,并提高可靠性。根据岗位层级授予相应权限,使管理人员对员工的各种信息进行全方位、深层次、多角度的查询与分析,相关领导能够及时准确地掌握后勤各科室的人事信息和人才分布情况,进一步挖掘后勤人力资源潜力。通过基本信息、教育经历、工作经历、培训经历等数据收集与分析,极大地方便了后勤领导进行人力资源规划,通过合理的招聘技术与测评技术选择合适的人才,通过工作分析技术及相应的绩效考评体系提升组织与个人绩效,方便地了解员工的各种状况。 
4 结 语 
高校后勤人力资源管理是后勤事业发展的重保障,人力资源管理信息系统的投入使用,可以引导干部职工树立先进的人力资源管理理念,为高校后勤科学高效的人力资源管理工作提供技术保障。通过对现有人力资源管理体系和引进的人力资源管理信息系统的不断磨合,改进、完善现有工作流程,使人力资源管理工作更加科学化、信息化、规范化,规范管理思想,提高服务水平和服务质量,让员工都参与到人力资源管理中来,提升组织绩效与员工满意度,同时提高数据查询统计能力,提供大量报表,辅助领导决策,增强高校后勤的竞争力,推进高校后勤可持续发展。 
主参考文献 
1赵影,韩晓霞.浅谈企业如何实施eHR项目J.中国管理信息化,2012(15). 
2万莉芸.刍议人力资源管理信息化J.人才资源开发,2005(4). 
3王景琴. 高校后勤人力资源管理中的问题与对策初探J. China’s Foreign Trade,2011(10). 
4尤春卉. 高校后勤企业人力资源管理中的问题及对策J.经济师,2005(1).